Електронна рахунок -фактура

Електронний рахунок-фактура – це цифровий документ, що генерується та передається електронним способом за допомогою електронних засобів, таких як електронна пошта, веб-портали або спеціалізовані системи. Він містить детальну інформацію про комерційну операцію, таку як опис товарів або послуг, ціна, податки, що застосовуються тощо, а його використання спрощує та оптимізує процес виставлення рахунків-фактур, зменшує витрати та підвищує прозорість комерційних операцій.

Що таке електронний рахунок-фактура?

Електронне виставлення рахунків-фактур не є чимось новим в Іспанії, оскільки воно використовується вже досить давно без юридичних зобов'язань. Однак Міністерство фінансів зараз впроваджує інноваційне законодавство, яке зробить електронне виставлення рахунків обов'язковим для всіх операцій між підприємствами (B2B).

Цей перехід до оцифрування документів має на меті запровадження спеціальної, цифрової та всебічно регульованої системи виставлення рахунків. Ключовими цілями ініціативи електронного виставлення рахунків в Іспанії є:

1. Оптимізувати та автоматизувати процеси, пов'язані з управлінням фінансами компанії.
2. Підвищити пунктуальність та ефективність процесів оплати.
3. Підвищити ефективність стягнення податку на додану вартість (ПДВ).

Ця стратегія впровадження електронних рахунків-фактур узгоджується з ширшим планом Європейського Союзу, відомим як «ПДВ у цифрову епоху» (ViDA), який спрямований на сприяння впровадженню електронних рахунків-фактур та цифрової звітності по всій Європі.

Очікується, що впровадження електронних рахунків-фактур в Іспанії відбудеться між 2024 і 2026 роками. Конкретні деталі та правила, що регулюють цю нову систему, були встановлені в законі «Crea y Crece», прийнятому у вересні 2022 року.

Іспанія, разом з іншими державами-членами Європейського Союзу, такими як Франція та Португалія, є лідером у напрямку модернізації оподаткування, впроваджуючи електронне виставлення рахунків. Цей крок відображає спільні зусилля на рівні ЄС щодо переходу до більш цифрової та ефективної ери в управлінні податками.

Хто зобов'язаний виставляти електронні рахунки-фактури в Іспанії?

В Іспанії всі підприємства та фахівці зобов'язані виставляти електронні рахунки-фактури для комерційних операцій між підприємствами (B2B). Однак операції, що здійснюються безпосередньо з кінцевими споживачами (B2C), ще не вимагають дотримання правил електронного виставлення рахунків-фактур.

Крім того, виписка електронних рахунків-фактур в Іспанії не є обов'язковою в таких конкретних ситуаціях:

• У випадку транзакцій, здійснених з організаціями, розташованими за межами території Іспанії.
• Коли спрощені рахунки-фактури виставляються за певних умов, які детально описані у статті 4 Королівського указу 1619/2012.

Коли в Іспанії набуде чинності обов'язкове електронне виставлення рахунків?

Міністерство економіки, торгівлі та підприємництва разом з Міністерством фінансів подали Європейській комісії проект нормативно-правового акту щодо Закону «Створюй та розвивайся». Цей закон передбачає, що електронне виставлення рахунків-фактур буде обов'язковим для всіх бізнес-транзакцій в Іспанії, включаючи ті, що стосуються самозайнятих осіб. Комісія має дати своє схвалення у травні, після чого уряд опублікує його. Однак більшість підприємств та фахівців не підпадатимуть під дію цього нормативно-правового акту до 2025 року або пізніше.

Впровадження цього положення здійснюватиметься поступово, за поетапним підходом, що ґрунтується на обороті суб'єктів господарювання, з наданням пріоритету тим, хто має найвищі доходи.

Попередній план його реалізації такий:

По-перше, компанії з річним оборотом понад 8 мільйонів євро будуть зобов'язані перейти на електронне виставлення рахунків-фактур і матимуть один рік для його впровадження з моменту публікації Положення урядом.

Усі інші компанії та фахівці з оборотом менше 8 мільйонів євро матимуть два роки для впровадження електронних рахунків-фактур після публікації урядом відповідного положення.

Ключові елементи

Прийняті структуровані формати:

• ЕДІФАКТ
• ФактураЕ
• СЕФАКТ
• УБЛ

(Попередні чотири формати розроблено в розділі 2.6. Формат електронного рахунку-фактури в Іспанії)

Незалежно від обраного формату, необхідно включити додатковий контент, і ця інформація має бути оброблена певним чином.

Статуси рахунків-фактур:

Обов'язково: Прийняття/Відхилення + Оплата + Повідомлення постачальнику та AEAT

Додатково: Надсилання рахунку-фактури в іншому необов'язковому форматі (наприклад, PDF).

(Детально описано у розділі 2.7 Вимоги до електронної звітності (e-reporting) в Іспанії )

Нові ролі Податкового агентства:

• Сховище електронних рахунків-фактур або їх завірених копій.
• Розробник публічних рішень.
• Отримувач статусу платежу та генератор звіту для Обсерваторії комерційної простроченості.
• Традиційна роль одержувача податкової звітності, яка не є електронним рахунком-фактурою, для компаній з оборотом понад 6 мільйонів євро.

Як працює електронне виставлення рахунків-фактур в Іспанії?

Система електронних рахунків-фактур в Іспанії організована кількома ключовими гравцями, кожен з яких має певні функції для забезпечення регульованого та ефективного процесу:

1. Рішення для публічного електронного виставлення рахунків: керується Державним податковим управлінням (AEAT) та пропонує офіційну систему для виписки та отримання електронних рахунків, ідеально підходить для самозайнятих осіб або малого бізнесу з ERP.

2. Приватні платформи електронного виставлення рахунків: ці платформи повинні відповідати стандартам Королівського указу 1007/2023, що гарантує сумісність та безпеку обробки електронних рахунків. Компанії з доходом понад 8 мільйонів євро, як правило, потребуватимуть цих платформ, які повинні підтримувати певні формати електронних рахунків, такі як FacturaE, UBL, CEFACT та EDIFACT, залежно від постачальника.

3. Компанії-емітенти: відповідають за створення та надсилання електронних рахунків-фактур, використовуючи як публічне рішення, так і приватні платформи.

Компанії, які зобов'язані виставляти електронні рахунки-фактури, можуть обрати публічне рішення AEAT або сторонні системи виставлення рахунків. Ці рішення, державні чи приватні, розроблені для взаємодії, що забезпечує безпечний та ефективний зв'язок між ними.

4. Компанії-отримувачі: Вони отримують електронні рахунки-фактури та повинні обробляти та керувати ними відповідно до чинного законодавства.

Окрім технічних аспектів, існують певні зобов'язання для учасників системи електронних рахунків-фактур, включаючи компанії, що виписують та отримують рахунки-фактури, а також постачальників послуг електронних рахунків-фактур, які повинні забезпечити дотримання правових та технічних вимог для сприяння прозорості, ефективності та безпеці системи.

Правила дотримання іспанських електронних рахунків-фактур

Іспанські правила встановлюють конкретні вимоги до електронних рахунків-фактур, забезпечуючи належне впровадження та адміністрування системи.

• Виписка та отримання електронних рахунків-фактур: Компанії та самозайняті особи повинні створювати, надсилати та отримувати електронні рахунки-фактури через авторизовані приватні платформи або через публічне рішення AEAT.
• Реєстрація рахунків-фактур: Ті, хто не користується публічним рішенням, повинні надсилати копії рахунків-фактур у форматі Facturae до AEAT для ретельного подальшого контролю.
• Інформація про рахунки-фактури та їх статус: Емітенти та одержувачі повинні надавати оновлені дані про статус рахунків-фактур разом із цифровими звітами.
• Взаємозв'язок та сумісність: Приватні постачальники повинні гарантувати взаємозв'язок та сумісність між різними технологіями та платформами, дозволяючи спілкування між користувачами різних систем.
• Зберігання рахунків-фактур: Одержувачі повинні мати доступ до електронних рахунків-фактур протягом чотирьох років, щоб дотримуватися правил архівування.
• Перегляд, завантаження та друк: Постачальники послуг повинні надавати користувачам можливість переглядати, завантажувати та друкувати електронні рахунки-фактури.

Крім того, щоб повністю дотримуватися правил, компанії та фахівці в Іспанії повинні вести електронні записи:

• Облік виписаних рахунків-фактур.
• Облік отриманих рахунків-фактур.
• Реєстр інвестиційних активів.
• Реєстрація певних внутрішньодержавних операцій.

Цей набір правил спрямований на сприяння ефективності, прозорості та безпеці процесу виставлення рахунків.

Формат електронного рахунку-фактури в Іспанії

Королівський указ 1007/2023 став значним кроком у стандартизації електронних рахунків-фактур, забезпечуючи їх функціональність та законність у системі. Ці заходи спрямовані не лише на стандартизацію процесу електронного виставлення рахунків-фактур в Іспанії, але й на підвищення довіри до електронних транзакцій, гарантуючи автентичність, цілісність та прийняття цифрових рахунків-фактур.

Виділяються дві основні вимоги для його видачі:

По-перше , електронні рахунки-фактури повинні відповідати стандартизованому формату, сумісному з сучасними технологіями. Визнані формати включають:

• XML CII: універсальний формат CEFACT ООН, що застосовується до будь-якого типу рахунків-фактур.
• UBL (Універсальна ділова мова): Використовується для рахунків-фактур та кредитних нот відповідно до ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT: Стандартизований формат згідно з ISO 9735 для електронних рахунків-фактур на національному рівні.
• FacturaE: Спеціально для Іспанії, базується на XML-підписах та відповідає стандарту XAdES для забезпечення безпеки та автентичності.

По-друге , важливо, щоб походження та вміст кожного електронного рахунку-фактури можна було перевірити та були безпечними. Уряд Іспанії вимагає, щоб автентичність підтверджувалася за допомогою:

• Технологія EDI (електронного обміну даними): Через постачальника послуг забезпечується безпечна передача електронних документів, включаючи рахунки-фактури, між суб'єктами господарювання.
• Розширений електронний підпис: Відповідно до Регламенту eIDAS, цей підпис підтверджує особу емітента та цілісність документа.

Вимоги до електронної звітності (e-reporting) в Іспанії

Електронна звітність є ключовим елементом іспанського законодавства про електронне виставлення рахунків. Це законодавство вимагає від покупців не лише отримувати електронні рахунки-фактури, але й ефективно та точно звітувати про їхній статус. Ця процедура сприяє прозорості та дозволяє ефективно контролювати комерційні операції, зміцнюючи цілісність та надійність системи електронного виставлення рахунків в Іспанії.

Штати, про які необхідно повідомити податкову адміністрацію, включають:

• Прийняття або відхилення (повне або часткове) рахунку-фактури із зазначенням дати такого рішення.
• Повна оплата рахунку-фактури із зазначенням дати здійснення зазначеного платежу.
• Розділити платежі за рахунком-фактурою, вказавши суми та дати цих платежів.
• Передача рахунку-фактури третій особі для стягнення або оплати із зазначенням імені отримувача та дати передачі.

Штрафи за недотримання вимог щодо електронного виставлення рахунків-фактур в Іспанії

Недотримання законодавства про електронні рахунки-фактури в Іспанії може мати серйозні наслідки, починаючи від повідомлень про прострочені платежі і закінчуючи штрафами за неналежне ведення бухгалтерського обліку. Згідно з чинними правилами, за кожен електронний рахунок-фактуру, поданий із затримкою, стягується штраф, який може сягати 0,5% від загальної вартості транзакції. Штрафи коливаються від мінімум 300 євро до 6000 євро за квартал. Таким чином, несвоєчасне повідомлення про кілька рахунків-фактур може призвести до значних штрафів.

Так само, невиконання належних бухгалтерських записів може призвести до штрафів від 150 до 6000 євро. Для компаній, що працюють в Іспанії, важливо дотримуватися принципів бухгалтерського обліку Міжнародних стандартів фінансової звітності (МСФЗ), які забезпечують глобальний стандарт бухгалтерського обліку підприємств та гарантують прозорість і узгодженість у поданні електронної фінансової звітності.

Які функції пропонує наше рішення для електронних рахунків-фактур?

Наш інструмент розроблено для спрощення та автоматизації адміністративних процесів фрілансерів, малого та середнього бізнесу та професійних фірм. За його допомогою ви можете швидко створювати, надсилати та отримувати електронні рахунки-фактури, контролювати свої платежі та стягнення, а також підтримувати безперебійний зв'язок з вашою консалтинговою компанією — все це з єдиної платформи, доступної з будь-якого пристрою. Ми також гарантуємо дотримання чинних податкових норм, як національних, так і європейських.

Як наш додаток може допомогти вам покращити фінансове управління вашим бізнесом?

Керування фінансами бізнесу не завжди легке, особливо коли адміністративних завдань стає все більше. Наш додаток для електронних рахунків-фактур розроблений, щоб допомогти вам отримати кращий контроль над вашими доходами та витратами, автоматизувати ключові процеси та зменшити кількість помилок — і все це в оптимізованому, безпечному та доступному цифровому середовищі. Нижче ми відповідаємо на деякі з найчастіших запитань, щоб ви могли дізнатися, як це може допомогти вам у вашій щоденній роботі.

Які переваги це мені пропонує в управлінні рахунками-фактурами?

Ви зможете створювати та надсилати електронні рахунки-фактури за лічені хвилини, без будь-яких ускладнень. Наша технологія також дозволяє вам отримувати рахунки-фактури від ваших постачальників та автоматично оцифровувати їх за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR), уникаючи помилок та заощаджуючи час.

Як це допоможе мені краще контролювати мої платежі та стягнення?

Платформа підключається до ваших банківських рахунків, щоб ви могли автоматично звіряти транзакції. Ви також можете керувати стягненнями та здійснювати платежі безпосередньо з додатка, включаючи автоматичні нагадування та кнопки оплати для спрощення процесу.

Чи дотримуєтеся ви податкового законодавства?

Так, наше рішення готове відповідати чинному та майбутньому законодавству. Ми підключені до офіційних мереж і спрощуємо подання звітів і цифрових рахунків-фактур, що вимагаються Податковим управлінням.

Чи можу я працювати з будь-якого місця?

Звісно. Наш додаток працює у хмарі, а також має мобільну версію, тож ви маєте повний доступ до своїх фінансів, де б ви не були.

Основні характеристики нашого рішення

Висновок

Електронне виставлення рахунків-фактур — це не лише юридичний обов’язок для багатьох компаній, але й можливість оцифрувати та спростити фінансове управління. Наявність рішення, яке автоматизує процеси, забезпечує дотримання нормативних вимог та полегшує контроль доходів і витрат, вплине на ефективність вашого бізнесу.

Якщо ви розглядаєте варіанти переходу на електронне виставлення рахунків, ми можемо допомогти вам знайти рішення, адаптоване до вашого бізнесу. Ми будемо раді відповісти на ваші запитання та допомогти вам у цьому процесі, коли вам це буде потрібно.