Постачання рахунків -фактур: Що таке і як захистити свою компанію від шахрайства
Що таке підробка рахунків-фактур?
Це шахрайство, коли третя сторона видає себе за одного з ваших постачальників, щоб надіслати вам фальшивий або підроблений рахунок-фактуру з метою змусити вас здійснити платіж на банківський рахунок, який насправді контролює шахрай .
Електронний лист має той самий тон, що й завжди. Дизайн рахунку-фактури виглядає правильним. Навіть інформація про відправника може бути майже на 100% точною. Єдина відмінність зазвичай полягає в номері банківського рахунку.
І ця невелика різниця… може коштувати дорого.
Як їм це вдається?
Кіберзлочинці діють різними способами, зокрема:
Фішинг: це включає надсилання електронних листів, які виглядають справжніми, ніби вони надійшли від вашого постачальника послуг, банку чи навіть колеги. Вони часто містять посилання на фальшиві веб-сайти або файли, які після відкриття дозволяють зловмиснику отримати доступ до вашої інформації.
Соціальна інженерія: Ключ тут не в технології, а в людях. Зловмисник завойовує вашу довіру та переконує вас швидко прийняти рішення: змінити номер рахунку, завантажити файл або підтвердити платіж.
Наприклад, вони можуть видати себе за постачальника, заявивши, що змінили банк і їм терміново потрібно, щоб ви оновили їхню інформацію.
Які наслідки може мати підробка рахунків-фактур?
Крадіжка рахунків-фактур впливає не лише на великі компанії . Насправді, малі та середні підприємства є більш вразливими, оскільки в багатьох випадках їм бракує надійного внутрішнього контролю.
Ось деякі з найпоширеніших наслідків:
- Значні економічні втрати.
- Проблеми з бухгалтерським обліком та оподаткуванням, якщо виставляються фальшиві рахунки-фактури.
- Конфлікти з постачальниками, яким не виплатили належну їм заборгованість.
- Шкода, завдана репутації компанії.
Види підробки рахунків-фактур
Хоча мета завжди однакова — стягнути шахрайський платіж, — методи можуть відрізнятися:
1. Видання себе за постачальника
Шахрай видає себе за справжнього постачальника та надсилає рахунок-фактуру з іншого банківського рахунку.
2. Маніпуляції з реальними рахунками-фактурами
Справжній рахунок-фактура перехоплюється, а дані змінюються перед повторним надсиланням.
3. Повна підробка
Рахунок-фактура створюється з нуля, імітуючи дизайн та дані відомого постачальника.
4. Внутрішнє шахрайство
У деяких випадках обман виникає всередині самої компанії: співробітники або колеги намагаються перенаправити кошти за допомогою фальшивих рахунків-фактур.
Як запобігти цьому виду шахрайства
Гарна новина полягає в тому, що запобігання таким шахрайствам у ваших руках . За допомогою кількох кроків та корисних звичок ви можете значно зменшити свій ризик.
- Підтвердьте будь-які зміни в банківському рахунку
Якщо постачальник повідомляє вам, що змінив банк, перевірте це телефоном, використовуючи номер, який у вас вже є в обліковому записі (не нову адресу електронної пошти).
- Уважно перевіряйте свою електронну пошту
Граматичні помилки, дещо відмінні адреси електронної пошти або незвичний тон можуть бути тривожними сигналами.
- Впроваджуйте внутрішній контроль
Запобігає повному контролю однієї особи над усім процесом перевірки та оплати рахунків-фактур.
Саме тут технології стають вашим союзником. Електронне виставлення рахунків , включаючи такі елементи, як цифрові підписи, відстеження відправлень та автоматична перевірка даних, надзвичайно ускладнює непомітне видання підробленого рахунку-фактури .
Крім того, схвалені платформи гарантують, що інформація не була змінена, і дозволяють відстежувати кожен документ, чого немає у випадку з рахунками-фактурами у форматі PDF, що надсилаються поштою.
З огляду на обов'язкове впровадження на горизонті, перехід до електронних рахунків-фактур — це не лише питання дотримання законодавства: це ключовий запобіжний захід проти шахрайства .
- Довіртеся професійній службі кібербезпеки
Наявність з кібербезпеки може мати вирішальне значення. Ці послуги не лише виявляють попереджувальні знаки в режимі реального часу, але й допомагають впроваджувати системи захисту, проводити аудити та навчати вашу команду.
Сьогодні захист інформації — це не вибір: це необхідність.
Іноді невелике навчання з кібербезпеки може мати вирішальне значення для виявлення шахрайства або ж потрапити на нього.
Що говорить закон?
В Іспанії фальсифікація рахунку-фактури є серйозною справою. Фактично, це може вважатися злочином шахрайства згідно з Кримінальним кодексом (стаття 248). Якщо документи також змінені, це також може вважатися випадком підробки документів (починаючи зі статті 390). Наслідки варіюються від штрафів до позбавлення волі, залежно від тяжкості справи.
Крім того, якщо компанія не вживає мінімальних запобіжних заходів для запобігання цьому виду шахрайства, вона також може зіткнутися з юридичними проблемами за невідповідальність дій.
Профілактика починається сьогодні
Підробка рахунків-фактур – це реальний ризик. Але його також можна запобігти. Завдяки правильному поєднанню технологій, процесів та навчання ви можете захистити свій бізнес та безпечно працювати.
У GOW.tech ми допомагаємо компаніям безпечно та ефективно оцифрувати своє управління. Якщо ви хочете мінімізувати ризики та посилити захист своїх адміністративних процесів, ми тут, щоб допомогти.